Sitelerde yapılan toplantıların düzeni, işleyişi, kat maliklerinin sorunlarını anlatımı ve alınacak kararların düzeni yorucu, gergin ve streslidir.
Toplantılarda divan başkanı olarak seçilen kişinin kendini ifade etme yeterliliğine sahip olması, insan ilişkilerinin güçlü olması ve karşısındaki kişileri 4-5 saatlik süreçte yönetip kontrol altında tutabilmesi çok önemlidir.
Mevcut site toplantılarında gözlemlediğimiz üzere belirli bir soru-cevap düzeni tutturamayan, komşularıyla arasını bozmak istemeyen ve yeterli otoriterliğe sahip olamayan kişilerin divan başkanı olarak seçildikleri, bu sebeple toplantıların 7-8 saatlere kadar uzadığı görülmektedir. Bu durumda da toplantıya katılım sayısı düşmekte, kat malikleri toplantıdan erken ayrılmakta ve dertlerini anlatamamaktadır.
Site toplantılarındaki bir diğer önemli konu divan başkanlığını alan tarafın eğer yönetim seçimi veyahut baskın talepleri varsa tüm toplantıyı kendi isteğiyle yönlendireceği inancıdır. Divan başkanlığı bir tarafın diğerine olan üstünlüğünün ilk etabı olarak görüldüğünden çoğu toplantıda bu husus gözetilerek buna göre planlar yapılmaktadır.
Özünde divan başkanı 4-5 saatlik toplantıyı yönetecek objektif bir tutum sergileyecek bir kişi olmalıdır. Netice itibariyle tüm kat malikleri sitenin ilerlemesini ve sitenin ortak çıkarını düşünerek hareket etmektedir. Bu sebeple divan başkanının objektif olmadığı toplantılarda kavgalar, tartışmalar durmamaktadır. Tüm tarafların bunu düşünerek divan başkanını alan toplantıyı da alır mantığından uzaklaşmaları gerekmektedir.
Divan başkanı olarak seçilecek kişinin toplantıda her söz alana en fazla 1 dk süre vermesi, ikili tartışmaları körüklememesi, gerekli yerde ilgisiz konuşmaları sonlandırarak dilek-temenni kısmında bu konuşmaların yapılmasını sağlaması gerekir.
Divan başkanlığı için mümkünse tecrübeli kişilerin ve Kat Mülkiyeti Hukukuna hakim kişilerin seçilmesi toplantının ciddiyetini ve doğru kararların alınmasını sağlayacaktır.
Divan başkanının açıkça kat maliki olması yönünde bir yönetim planı düzenlemesi yoksa, herkes divan başkanı olabilir. Divan başkanının yanında sayman ve yazman seçilmesi de toplantının selameti açısından çok önemlidir.
Sitelerdeki toplantılardaki 7 senelik tecrübemiz bizlere çoğunluğu tatil günü olan Pazar günleri yapılan site toplantılarının hızlıca yapılmasının iyi bir divan başkanına bağlı olduğunu göstermiştir.
Divan başkanı iyi olan bir toplantı gelecekteki sorunları en aza indiren toplantıdır. Bu hususta KAT MÜLKİYETİ HUKUKU alanında uzman avukatlardan divan başkanlığı konusunda destek alınması her zaman sorunu başlamadan bitirme, kaynağında çözüm ve önleyici hukuk için çok önemlidir.